個人情報保護

日本陸水学会は、「個人情報の保護に関する法律」の規定に基づき、会員の皆様の個人情報保護の重要性、及び適正な個人情報の利用が本学会の運営に不可欠であることを認識し、以下の基本方針のもとに本学会の運用を行なっていきます。
日本陸水学会 個人情報保護に関する基本方針 (制定日 2006年9月17日)

(趣旨)

第1条
本方針は、日本陸水学会が学会運営に際して取り扱う、会員の個人情報の保護に関する方針を定める。本会は「個人情報の保護に関する法律」を遵守するよう努力を払うとともに、必要に応じて本方針の見直しに勉める。
(定義)

第2条
本方針でいう会員の個人情報とは、学会が保有する会員の情報や、学会大会の開催に伴って一時的に作成される参加者の情報であって、個人を特定することができる情報を指す。

(利用の目的の明示)

第3条
入会時に学会に登録される会員個人の情報は次の利用を目的とする。
一.会費の納付状況の管理
二.学会誌の送付
三.大会の案内やその他の学会活動に関する案内の送付
四.選挙の通知、委員の相互連絡など学会の運営に関わる事項の連絡
五.会員の同意を得た情報にもとづく会員名簿の作成ならびに送付
六.その他学会の運営において会長が必要と認めた利用
第4条
学会大会時に収集・登録される参加者の情報は次の利用を目的とする。
一.大会参加者数ならびに参加費の納付状況の管理
二.大会のプログラムの作成ならびに送付
三.大会の要旨集の作成ならびに送付
四.その他大会の運営に関すること。

(目的外利用の制限)

第5条
第2条で定義された学会が保有する個人情報は、第3条ならびに第4条で定義された目的のほかに使用してはならない。

(管理)

第6条
学会会員の登録情報については、幹事長を総括保護管理者とし、幹事会が管理する。また学会の各事業における個人情報の利用においては当該事業の責任者(幹事ならびに委員長)が保護管理者となって適切な運用をはかる。
2 学会大会における個人情報の総括保護管理者は大会委員長とする。
第7条
総括保護管理者、保護管理者、ならびに個人情報を取り扱う業務を行う者は次の原則に従わなければならない。七~九号の本人の求めは、郵便やFAXあるいは電子メールなど記録に残る申し出にもとづき行う。
一.利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱ってはならない。
二.正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
三.安全管理のために必要な措置を講じなければならない。
四.従業者・委託先に対する必要な監督を行わなければならない。
五.本人の同意を得ずに第三者に提供してはならない。
六.利用目的等を本人の知り得る状態に置かなければならない。
七.本人の求めに応じて保有個人データを開示しなければならない。
八.本人の求めに応じて訂正・削除等を行わなければならない、ただし学会運営上最低限必要な情報は削除しない。
九.本人の求めに応じて利用停止等を行わなければならない。
十.苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(第三者への提供禁止の例外)

第8条
次の場合は本人の同意なしに個人情報を第三者に提供することができる。
一.法令に基づく場合。
二.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき。
三.国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。

(アクセスの制限)

第9条
個人情報の保護管理者は、保有個人情報にアクセスする権限を有する者を、その利用目的を達成するために必要最小限の人員に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない者は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。

(複製の制限)

第10条
個人情報を扱うものは、業務上の目的であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従わなければならない。
一.保有個人情報の複製
二.保有個人情報の送信
三.保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
四.その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(利用目的を終了した情報の消去)

第11条
会員の登録情報は、本人が退会した場合には適切な方法でできる限り速やかに消去しなければならない。
第12条
学会大会、研究集会やシンポジウムの参加者に関する情報は、開催・運営が終了した時点で適切な方法により消去されなければならない。 (業務の委託等) 第13条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定する。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
一.個人情報に関する秘密保持等の義務
二.再委託の制限又は条件に関する事項
三.個人情報の複製等の制限に関する事項
四.個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
五.委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
六.違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定する。
付則1
この方針は,2007年9月12日に施行する。